Mau Tau Persiapan PPKK Polban? TOT Jawabannya

TOT itu apasih? TOT itu singkatan dari Training of Trainer. Kegiatan ini di adain sama BEM Polban menjelang PPKK, biasanya H-sebulan PPKK. PPKK itu apa? Singkatan juga dari Program Pengenalan Kehidupan Kampus yang diadain sama tiap perguruan tinggi dikenal dengan kegiatan ‘ospek’.

Nah disini kita bakal bahas tentang TOT. Kegiatan ini di adain sama BEM Polban, partisipannya merupakan anggota dari KEMA Polban yang nantinya menjadi panitia lapangan PPKK. Panitia lapangan itu apa aja sih? Ada mentor, medik, sama timdis. Kita bahas satu persatu ya. Mentor itu yang nantinya ngebimbing langsung maba saat PPKK seperti kaka asuh gitu deh tapi berlaku saat PPKK aja. Kalo medik pastinya yang selalu siap siaga membantu maba yang mengalami gangguan kesehatan, minimal memberi pertolongan pertama sebelum dilarikan ke rumah sakit seandainya maba terkena penyakit yang wah. Timdis ini yang mendisiplinkan maba, kenapa harus ada timdis? Untuk mengurangi pelanggaran yang dilakukan maba (seperti: baju ngetat, telat dateng, dan segala macam penyakit lain yang mengganggu pelaksanaan PPKK).

Panitia lapangan ini merupakan peserta dari kegiatan TOT dimana mereka harus mengikuti serangkaian pelatihan yang bisa dibilang ‘cape’, baik itu pelatihan mental maupun fisik dan pengetahuan yang harus bisa diaplikasikan saat PPKK nanti. Pelatihan mentalnya kaya gimana? Ya banyak, mereka dikasih motivasi, tes emosi juga. Kalo pelatihan fisik gimana? Itu tuh yang sering, pastinya dateng pagi ke kampus, lari, push up, dan olahraga lain yang tetep mereka lakuin meskipun lagi puasa. Kalo pengetahuan? Ini hal yang menjadi perhatian khusus dan memakan porsi paling banyak. Bayangin aja, mentor yang asalnya ga tau orang ini bohong atau engga, bisa jadi tau. Mentor juga ga tau ciri-ciri orang sakit, bisa jadi tau. Mentor juga bukan cuma ngebimbing maba, tapi juga menyelesaikan administrasi maba dalam hal daftar hadir, data maba yang sakit, data prestasi maba, dll. Pokonya mentor tuh Te-O-Pe Be-Ge-Te deh, lebih dari yang lain pokonya, dan selalu menebarkan kasih sayang ke maba-mabanya. Ciee~… . Medik nih yang awalnya ga tau jenis penyakit, orang yang sakit, obat untuk berbagai penyakit, dan pertolongan pertama, harus tau dan bisa mempraktekannya, bahkan kalo ada yang sakit boongan juga harus tau. Wow banget kan dalam waktu sebulan bisa jadi dokter, jungkir balik tuh belajarnya. Kalo ada yang pura-pura pingsan gimana? Gampang banget itu, colek aja bulu matanya kalo ngedip berarti pingsannya boong. Gak percaya? Coba aja. Kalo matanya ngedip dan engga pura-pura, paling ketiduran tuh. Terakhir timdis, panitia lapangan yang paling dibenci maba. Ini timdis belajar gestur tubuhnya susah banget, mulai cara main mata, gerak tubuh, mimik muka, dll. Pokonya udah kaya model deh, model antagonis. Timdis latihannya super banget, sebulan tuh ga ada liburnya.

Peraturan buat panitia lapangan. Udah pasti dateng pagi abis solat subuh langsung ke kampus, telat dateng ya dihukum dong. Baju udah setelan olahraga dengan warna yang seragam, kalo mentor warna biru, medik warna putih, dan timdis warna merah. Peraturan lainnya seperti biasa bawa perlengkapan yang udah ditentuin sama panitia, udah lebih dari yang diospek deh pokonya. Kalo panitia dari BEM gimana peraturannya? Kita juga sama, dateng pagi malah lebih pagi dari kalian. Yang telat gimana? Dihukum juga dong, tapi dibelakang layar. Kalo panlap dateng jam 5, BEM datengnya jam 4.30. Pagi banget sih! Eitss, jangan ngeluh dulu! Ada MPM yang dateng lebih awal dari BEM, entah mereka dateng jam berapa. Kenapa harus dateng pagi? Dibiasain dong, kan PPKK maba dateng 5.30 masa panitia PPKK dateng telat, mau dihukum sama maba? Malu dong! Ko maba dateng pagi? Iyalah heii, jam 6 tuh udah mulai apel pagi. Namanya juga apel, pagi banget lah. Kalo bangun siang, kalah sama ayam dong! Nanti di dunia kerja gimana? Telat dateng dipotong gaji, telat berkali-kali dipecat deh.

Balik lagi ke panitia BEM nih pernah ada yang nanya, kenapa panitia BEM bajunya bebas berjaster gak pake training gitu? Ya elah gitu aja ditanyain, mau jawaban simple apa panjang lebar? Simple dulu aja deh ya. BEM itu panitia TOT sedangkan panitia lapangan itu peserta TOT. Itu jawaban simplenya, ini jawaban yang lengkapnya sekaligus curhatan gitu ya. Pas pelaksanaan TOT, panitia BEM dibagi dua, sebagian ngurusin TOT yang lagi berlangsung sebagian lagi ngurusin PPKK yang akan berlangsung nanti, giliran gitu deh. So, apa hubungannya sama baju? Kalo ke direktorat itu wajib berpakaian rapi berjaster, masa pake training?

Persiapan BEM gimana nih? BEM ngekonsep acara TOT dari sebelum TOT dimulai. Ketuplaknya ngekonsep sampe malem lho, bareng sama ketuplak PPKK bareng juga sama anggota BEM yang lain. Ngekonsep apaan? Banyak lah, mulai dari konsep proposal, acara, sampe teknis dilapangan. Sampe-sampe lagi UAS juga masih mikirin TOT, perizinan ini lah, peminjaman alat lah, pemateri, dan tektek-bengeknya. Pas pelaksanan TOT, siangnya iya keliatan nganggur tapi setelah panitia lapangan pulang BEM masih stay di kampus sampe malem sampe diusir satpam. Ngapain coba? Banyak lah, mulai dari evalusi, yang kurang buat besok apa, perizinan yang belum beres, ngurusin kordinasi sama pihak manajemen tentang PPKK, pencerahan buat BEM sendiri, solusi untuk setiap komplain yang masuk, perbaikan jadwal yang rebutan, banyak lagi deh yang dibahas terutama masalah administrasi mulai dari daftar hadir, surat yang harus direvisi, dan yang terpenting laporan baik itu laporan untuk ormawa pengenai delegasi panitia lapangan juga laporan kegiatan ke pihak manajemen, udah pusing banget deh kalo masalah administrasi.

Sesama aktivis yang nantinya bakal jadi tim di PPKK dituntut harus saling mengerti dan memahami lebih dari orang pacaran deh. BEM sama panitia lapangan udah cuco banget deh. Rame banget pokonya, nanti tuh bakal ada momen-momen dimana panitia PPKK (panitia BEM + panitia lapangan) bakal mersanya banget deh, juga ada foto bareng sama reuni juga nanti tuh, nambah relasi deh juga jadi terkenal, hahaha.

Oiya, di akhir TOT ada latgab. Disini panitia BEM sama panitia lapangan ngadain simulasi PPKK mulai dari maba ngeyel, maba sakit, maba yang ga bawa peralatan, komunikasi sama orang tua maba, dan beberapa kemungkinan yang terjadi nanti. Ini latgab rame banget, bakal kangen suasana kaya gini.

Kalo mau jadi panlap gimana? Tanyain aja sama ketua ormawa kalian. Kalo mau jadi BEM? Sama lah. Tapi kalo mau jadi BEM syaratnya harus ikut LKMM dulu, tanyain juga sama ketua ormawa kalian. Yang paling penting dan ga bisa diganggu gugat, harus masuk polban dulu.

Tulisan ini bukan bertujuan agar BEM dan panitia lapangan di apresiasi, tapi hanya ingin dimengerti kalo kita nyiapin ini semua untuk PPKK yang lebih baik dan lebih baik di tahun-tahun berikutnya. Dan perlu diketahui juga PPKK di Polban tidak memperbolehkan adanya kontak fisik sama maba. Jadi tindakan fisik yang dipaparkan di atas hanya berlaku untuk panitia BEM dan panitia lapangan aja. Karena PPKK Polban 100% bersih dari tindakan fisik yang ditujukan ke maba.

BEM Pionir ( 9 Agustus 2014 )

Kamu Aktivis POLBAN yang Mau Bikin Acara di POLBAN? Baca dulu deh…

Hai Mahasiswa Polban!

Kamu mau bikin event di Polban, pake dana ormawa? Pusing sama prosedurnya? Disini kita bakal bahas sekilas nih tentang prosedur ngadain kegiatan ormawa yang pake dana Polban. Tapi sebelumnya temen-temen harus ikut dulu kegiatan BEM, apasih kegiatannya? “Pelatihan Pembuatan Surat Menyurat, Proposal, SPJ dan LPJ KEMA POLBAN”. Ngapain coba? Itu dasarnya kalo temen-temen mau bikin kegiatan pake dana Polban. Kalo ga ikut gimana? Bukan masalah, cukup membaca tulisan ini temen-temen udah ngerti tentang prosedur yang sedikit rumit tapi kalo ada beberapa kata yang kurang dimengerti tanyakan ke temen kalian yang udah pernah ikut pelatihan. Tulisan ini juga merupakan lanjutan dari pelatihan kalo selama pelatihan ada yang kurang dimengerti.
Berhubung pembahasan kali ini panjang banget kita bagi ke empat pokok bahasan, apa aja nih?

1. Surat Menyurat
2. Proposal
3. LPJ
4. SPJ

Kenapa urutannya kaya gitu? Takdir kali ya.
Sebelum ke bahasan yang pertama banyak yang harus temen-temen lakukan, mulai dari nyusun panitia, konsep, dan banyak hal lagi yang tentunya harus diabadikan dengan notulensi rapat. Setiap ormawa pasti punya formatnya dong.

Langsung ke pokok bahasan kita yang pertama “Surat Menyurat”.
Apa yang harus dilakukan? Banyak banget. Tentukan semua tempat di Polban yang bakal dipinjem sesuai dengan kebutuhan kegiatan kamu, gak lupa juga daftar inventaris yang bakal dipinjem. Bikin deh suratnya formatnya sesuai dengan ketentuan di Polban, kalo ga punya minta aja sama BEM. Surat itu banyak lho! Ada surat peminjaman, surat undangan, surat pemberitahuan, surat kerjasama, dan anak-anaknya. Tapi yang paling ribet itu surat peminjaman, ga bakal ribet juga sih kalo temen-temen mempersiapkan dari jauh hari. Jangan males ya…
Selanjutnya prosedur pengajuan surat peminjaman ke direktorat, sebelumnya harus pastiin dulu kalo tanggal segitu tempat yang mau kita pinjem kosong alias belum ada ormawa lain yang booking. Bagian ini yang nyebelin banget soalnya kalo ada salah apalagi di rundown, bikin ulang nih suratnya dan tanda tangan dari awal lagi mulai dari ketuplek – ketua ormawa – kabem – pembina, mana waktunya mepet lagi, huh curhat deh. Maka dari itu perlu diperhatikan untuk pengajuan surat dibuat H-14 karena H-7 surat harus udah masuk ke bagian TU. Kalo belum beres? Terima sedikit nasehat dari Pak Darman. Siapa tuh? Pengen tau aja deh. Jadi H-14 surat udah ditandatangani oleh ke empat orang diatas tadi dan sudah masuk ke Pa Luthfi untuk menunggu revisi. Revisi yang paling sering itu di bagian susunan acara, kan ga boleh bikin acara lewat jam 9 malem. Kenapa? Emang pulangnya gak kemaleman? Jalan dari gerbang Polban sampe ciwaruga itu rawan kalo udah malem. Lagian jam 9 itu harus udah tidur, kan pola hidup sehat, gimana sih. So, cukup kan 7 hari untuk revisi. Nah H-7 tu surat udah masuk ke bagian TU, udah aman nih kalo udah disini tinggal nunggu disposisi. Buat apa sih disposisi? Penting banget ini, meski surat udah ditandatangan sama Wadir 3 kalo kepala TU ga ngasih disposisi, nanti kalian di usir sama satpam tanpa ampun. Nanti disposisi sama surat digandakan dan diberikan ke pihak yang bersangkutan terutama satpam.

Lanjut ke pokok bahasan selanjutnya aja ya, kalo masalah surat yang lain itu lebih gampang. Pokok bahasan kita sekarang “Proposal”.
Kenapa harus pake proposal, kan ga minta dana dari Polban? Minta dana ataupun tidak, untuk semua kegiatan ormawa harus pake proposal, ini untuk akreditasi Polban di bidang kemahasiswaan. Bedanya kalo minta dana nanti kalian bikin LPJ dilengkapi SPJ, kalo ga minta dana bikin LPJ doang. Bikin proposal gampang ko hanya membutuhkan waktu lebih banyak aja. Coba minta formatnya sama BEM dan bikin dari nol jangan copas bekas kaka tingkat, emangnya kalian plagiat?
Khusus yang pake dana Polban. Sebelum kalian ngajuin proposal, kalian harus konsultasi dulu dengan Pa Dali mengenai RAB. Ini sedikit pusing tapi gampang ko, ini harus dilakukan sebulan sebelum hari H. Tapi kalian harus punya konsep, jangan konsultasi dengan tidak membawa apa-apa. Contoh format RAB tinggal minta sama BEM. Ingat ya, membuat dari awal bukan copas bekas kaka tingkat. Setelah itu baru deh dana yang dibutuhkan dicantumkan di proposal, dan proposal siap diajukan. Kapan nih ngajuin proposal? H-21. Kenapa? 7 hari cukup lah buat otak-atik RAB sama Pa Dali, bisa minta bantuan juga sama Dept. Kesra BEM. 7 hari selanjutnya dari H-21 sampai H-14 adalah saat-saat dimana proposal di revisi oleh Pa Luthfi, mulai dari mekanisme – indikator keberhasilan – keberlanjutan dan semuanya terutama rundown. 7 hari selanjutnya dari H-14 sampai H-7 adalah saat-saat pengajuan dana. Kan lebih enak kalo dana turun sebelum hari H, kalaupun turun setelah hari H tidak akan terlalu lama menunggu. Bagi yang pengajuan proposal tanpa pengajuan dana, menyesuaikan saja ya. Lebih cepat lebih baik.
Ini yang harus dilakukan sebelum hari H, gampang kan! Nanti pisahin mana humas yang ngajuin surat, mana juga humas yang ngajuin proposal, sekretarisnya juga pisahin tapi semuanya harus jaga komunikasi. Jangan sampe di cap kalo ormawa kalian kurang kordinasi, sakitnya tuh disini *sambil megang dada*.

Lanjut ke pokok bahasan kita yang ke tiga “LPJ”.
Ini gampangnya banget lho! Kalian tinggal nyalin proposal dan di setiap subnya kalian jelaskan realisasinya. Kalo ada kendala acara tinggal ditulis deh kendala yang dihadapi apa dan harus disertakan solusinya, kan mahasiswa! Formatnya minta lagi aja sama BEM. Ini harus diperhatikan banget, LPJ harus selesai H+7. Kenapa? Biar ada 7 hari revisi dari H+7 sampai H+14, karena H+14 Wadir 3 harus sudah mengesahkan LPJ. Kalo telat gimana? Berpengaruh ke kegiatan ormawa bersangkutan kedepannya, kasian hey adik tingkat kalian susah ngadain kegiatan cuma karena penyakit ‘ngaret’ kaka tingkatnya.

Lanjut ke pokok bahasan terakhir “SPJ”.
Ini tugas bendahara dan pengguna dana. Bagian ini ga usah dibikin kalo kegiatan kalian ga pake dana Polban.
Sebelum membuat SPJ, sediakan:

1. Bukti pengeluaran
2. Media pendukung (laptop, printer, kertas, dll)

Pembuatan SPJ:

1. Kelompokan bukti pengeluaran sesuai komponennya, dan pisahkan untuk penggunaan toko yang berbeda.
2. Buat kwitansi UP rangkap 3 untuk setiap kelompok (warna putih, biru, dan pink).
3. Tempelkan materai 3000 atau 6000 sesuai penggunaan dana di kwitansi UP, di lembar putih saja.
4. Bubuhi cap + ttd dari toko sesuai dengan bukti pembelian.
5. Fotocopy lembar putih dari kwitansi UP dan bukti pengeluarannya.
6. Fotocopy dilampirkan di LPJ sbg berkas.
7. Lembar kwtansi UP yang asli (3rangkap) dan bukti pengeluaran yang asli diserahkan kepada Pa Dali, nanti beliau akan memberitahu prosedur selanjutnya.

Ada beberapa yang harus diperhatikan diantaranya :

1. Untuk penggunaan materai 3000 atau 6000 bisa ditanyakan kepada Pa Dali, dikhawatirkan ada perubahan ketentuan.
2. Format SPJ minta ke BEM aja.
3. Toko atau tempat yang digunakan untuk belanjain dana Polban minimal harus ada cap dan lebih enak lagi kalo udah punya NPWP biar ga dipotong pajak terlalu besar.
4. Jangan berharap uang turun sepenuhnya, pasti banyak potongan kebanyakan pajak. Asal kalian mengikuti poin 3 diatas pajaknya tidak terlalu membebani ko dan uang yg diterima pastinya hampir menuju jumlah yang diajukan.

 Segitu aja tulisan tentang prosedur, dipraktekan pasti lebih gampang.

Adkes BEM Pionir ( 6 Agustus 2014 )