Hai Mahasiswa Polban!
Kamu mau bikin event di Polban, pake dana ormawa? Pusing sama prosedurnya? Disini kita bakal bahas sekilas nih tentang prosedur ngadain kegiatan ormawa yang pake dana Polban. Tapi sebelumnya temen-temen harus ikut dulu kegiatan BEM, apasih kegiatannya? “Pelatihan Pembuatan Surat Menyurat, Proposal, SPJ dan LPJ KEMA POLBAN”. Ngapain coba? Itu dasarnya kalo temen-temen mau bikin kegiatan pake dana Polban. Kalo ga ikut gimana? Bukan masalah, cukup membaca tulisan ini temen-temen udah ngerti tentang prosedur yang sedikit rumit tapi kalo ada beberapa kata yang kurang dimengerti tanyakan ke temen kalian yang udah pernah ikut pelatihan. Tulisan ini juga merupakan lanjutan dari pelatihan kalo selama pelatihan ada yang kurang dimengerti.
Berhubung pembahasan kali ini panjang banget kita bagi ke empat pokok bahasan, apa aja nih?
Sebelum ke bahasan yang pertama banyak yang harus temen-temen lakukan, mulai dari nyusun panitia, konsep, dan banyak hal lagi yang tentunya harus diabadikan dengan notulensi rapat. Setiap ormawa pasti punya formatnya dong.
Langsung ke pokok bahasan kita yang pertama “Surat Menyurat”.
Apa yang harus dilakukan? Banyak banget. Tentukan semua tempat di Polban yang bakal dipinjem sesuai dengan kebutuhan kegiatan kamu, gak lupa juga daftar inventaris yang bakal dipinjem. Bikin deh suratnya formatnya sesuai dengan ketentuan di Polban, kalo ga punya minta aja sama BEM. Surat itu banyak lho! Ada surat peminjaman, surat undangan, surat pemberitahuan, surat kerjasama, dan anak-anaknya. Tapi yang paling ribet itu surat peminjaman, ga bakal ribet juga sih kalo temen-temen mempersiapkan dari jauh hari. Jangan males ya…
Selanjutnya prosedur pengajuan surat peminjaman ke direktorat, sebelumnya harus pastiin dulu kalo tanggal segitu tempat yang mau kita pinjem kosong alias belum ada ormawa lain yang booking. Bagian ini yang nyebelin banget soalnya kalo ada salah apalagi di rundown, bikin ulang nih suratnya dan tanda tangan dari awal lagi mulai dari ketuplek – ketua ormawa – kabem – pembina, mana waktunya mepet lagi, huh curhat deh. Maka dari itu perlu diperhatikan untuk pengajuan surat dibuat H-14 karena H-7 surat harus udah masuk ke bagian TU. Kalo belum beres? Terima sedikit nasehat dari Pak Darman. Siapa tuh? Pengen tau aja deh. Jadi H-14 surat udah ditandatangani oleh ke empat orang diatas tadi dan sudah masuk ke Pa Luthfi untuk menunggu revisi. Revisi yang paling sering itu di bagian susunan acara, kan ga boleh bikin acara lewat jam 9 malem. Kenapa? Emang pulangnya gak kemaleman? Jalan dari gerbang Polban sampe ciwaruga itu rawan kalo udah malem. Lagian jam 9 itu harus udah tidur, kan pola hidup sehat, gimana sih. So, cukup kan 7 hari untuk revisi. Nah H-7 tu surat udah masuk ke bagian TU, udah aman nih kalo udah disini tinggal nunggu disposisi. Buat apa sih disposisi? Penting banget ini, meski surat udah ditandatangan sama Wadir 3 kalo kepala TU ga ngasih disposisi, nanti kalian di usir sama satpam tanpa ampun. Nanti disposisi sama surat digandakan dan diberikan ke pihak yang bersangkutan terutama satpam.
Lanjut ke pokok bahasan selanjutnya aja ya, kalo masalah surat yang lain itu lebih gampang. Pokok bahasan kita sekarang “Proposal”.
Kenapa harus pake proposal, kan ga minta dana dari Polban? Minta dana ataupun tidak, untuk semua kegiatan ormawa harus pake proposal, ini untuk akreditasi Polban di bidang kemahasiswaan. Bedanya kalo minta dana nanti kalian bikin LPJ dilengkapi SPJ, kalo ga minta dana bikin LPJ doang. Bikin proposal gampang ko hanya membutuhkan waktu lebih banyak aja. Coba minta formatnya sama BEM dan bikin dari nol jangan copas bekas kaka tingkat, emangnya kalian plagiat?
Khusus yang pake dana Polban. Sebelum kalian ngajuin proposal, kalian harus konsultasi dulu dengan Pa Dali mengenai RAB. Ini sedikit pusing tapi gampang ko, ini harus dilakukan sebulan sebelum hari H. Tapi kalian harus punya konsep, jangan konsultasi dengan tidak membawa apa-apa. Contoh format RAB tinggal minta sama BEM. Ingat ya, membuat dari awal bukan copas bekas kaka tingkat. Setelah itu baru deh dana yang dibutuhkan dicantumkan di proposal, dan proposal siap diajukan. Kapan nih ngajuin proposal? H-21. Kenapa? 7 hari cukup lah buat otak-atik RAB sama Pa Dali, bisa minta bantuan juga sama Dept. Kesra BEM. 7 hari selanjutnya dari H-21 sampai H-14 adalah saat-saat dimana proposal di revisi oleh Pa Luthfi, mulai dari mekanisme – indikator keberhasilan – keberlanjutan dan semuanya terutama rundown. 7 hari selanjutnya dari H-14 sampai H-7 adalah saat-saat pengajuan dana. Kan lebih enak kalo dana turun sebelum hari H, kalaupun turun setelah hari H tidak akan terlalu lama menunggu. Bagi yang pengajuan proposal tanpa pengajuan dana, menyesuaikan saja ya. Lebih cepat lebih baik.
Ini yang harus dilakukan sebelum hari H, gampang kan! Nanti pisahin mana humas yang ngajuin surat, mana juga humas yang ngajuin proposal, sekretarisnya juga pisahin tapi semuanya harus jaga komunikasi. Jangan sampe di cap kalo ormawa kalian kurang kordinasi, sakitnya tuh disini *sambil megang dada*.
Lanjut ke pokok bahasan kita yang ke tiga “LPJ”.
Ini gampangnya banget lho! Kalian tinggal nyalin proposal dan di setiap subnya kalian jelaskan realisasinya. Kalo ada kendala acara tinggal ditulis deh kendala yang dihadapi apa dan harus disertakan solusinya, kan mahasiswa! Formatnya minta lagi aja sama BEM. Ini harus diperhatikan banget, LPJ harus selesai H+7. Kenapa? Biar ada 7 hari revisi dari H+7 sampai H+14, karena H+14 Wadir 3 harus sudah mengesahkan LPJ. Kalo telat gimana? Berpengaruh ke kegiatan ormawa bersangkutan kedepannya, kasian hey adik tingkat kalian susah ngadain kegiatan cuma karena penyakit ‘ngaret’ kaka tingkatnya.
Lanjut ke pokok bahasan terakhir “SPJ”.
Ini tugas bendahara dan pengguna dana. Bagian ini ga usah dibikin kalo kegiatan kalian ga pake dana Polban.
Sebelum membuat SPJ, sediakan:
Kamu mau bikin event di Polban, pake dana ormawa? Pusing sama prosedurnya? Disini kita bakal bahas sekilas nih tentang prosedur ngadain kegiatan ormawa yang pake dana Polban. Tapi sebelumnya temen-temen harus ikut dulu kegiatan BEM, apasih kegiatannya? “Pelatihan Pembuatan Surat Menyurat, Proposal, SPJ dan LPJ KEMA POLBAN”. Ngapain coba? Itu dasarnya kalo temen-temen mau bikin kegiatan pake dana Polban. Kalo ga ikut gimana? Bukan masalah, cukup membaca tulisan ini temen-temen udah ngerti tentang prosedur yang sedikit rumit tapi kalo ada beberapa kata yang kurang dimengerti tanyakan ke temen kalian yang udah pernah ikut pelatihan. Tulisan ini juga merupakan lanjutan dari pelatihan kalo selama pelatihan ada yang kurang dimengerti.
Berhubung pembahasan kali ini panjang banget kita bagi ke empat pokok bahasan, apa aja nih?
- Surat Menyurat
- Proposal
- LPJ
- SPJ
Sebelum ke bahasan yang pertama banyak yang harus temen-temen lakukan, mulai dari nyusun panitia, konsep, dan banyak hal lagi yang tentunya harus diabadikan dengan notulensi rapat. Setiap ormawa pasti punya formatnya dong.
Langsung ke pokok bahasan kita yang pertama “Surat Menyurat”.
Apa yang harus dilakukan? Banyak banget. Tentukan semua tempat di Polban yang bakal dipinjem sesuai dengan kebutuhan kegiatan kamu, gak lupa juga daftar inventaris yang bakal dipinjem. Bikin deh suratnya formatnya sesuai dengan ketentuan di Polban, kalo ga punya minta aja sama BEM. Surat itu banyak lho! Ada surat peminjaman, surat undangan, surat pemberitahuan, surat kerjasama, dan anak-anaknya. Tapi yang paling ribet itu surat peminjaman, ga bakal ribet juga sih kalo temen-temen mempersiapkan dari jauh hari. Jangan males ya…
Selanjutnya prosedur pengajuan surat peminjaman ke direktorat, sebelumnya harus pastiin dulu kalo tanggal segitu tempat yang mau kita pinjem kosong alias belum ada ormawa lain yang booking. Bagian ini yang nyebelin banget soalnya kalo ada salah apalagi di rundown, bikin ulang nih suratnya dan tanda tangan dari awal lagi mulai dari ketuplek – ketua ormawa – kabem – pembina, mana waktunya mepet lagi, huh curhat deh. Maka dari itu perlu diperhatikan untuk pengajuan surat dibuat H-14 karena H-7 surat harus udah masuk ke bagian TU. Kalo belum beres? Terima sedikit nasehat dari Pak Darman. Siapa tuh? Pengen tau aja deh. Jadi H-14 surat udah ditandatangani oleh ke empat orang diatas tadi dan sudah masuk ke Pa Luthfi untuk menunggu revisi. Revisi yang paling sering itu di bagian susunan acara, kan ga boleh bikin acara lewat jam 9 malem. Kenapa? Emang pulangnya gak kemaleman? Jalan dari gerbang Polban sampe ciwaruga itu rawan kalo udah malem. Lagian jam 9 itu harus udah tidur, kan pola hidup sehat, gimana sih. So, cukup kan 7 hari untuk revisi. Nah H-7 tu surat udah masuk ke bagian TU, udah aman nih kalo udah disini tinggal nunggu disposisi. Buat apa sih disposisi? Penting banget ini, meski surat udah ditandatangan sama Wadir 3 kalo kepala TU ga ngasih disposisi, nanti kalian di usir sama satpam tanpa ampun. Nanti disposisi sama surat digandakan dan diberikan ke pihak yang bersangkutan terutama satpam.
Lanjut ke pokok bahasan selanjutnya aja ya, kalo masalah surat yang lain itu lebih gampang. Pokok bahasan kita sekarang “Proposal”.
Kenapa harus pake proposal, kan ga minta dana dari Polban? Minta dana ataupun tidak, untuk semua kegiatan ormawa harus pake proposal, ini untuk akreditasi Polban di bidang kemahasiswaan. Bedanya kalo minta dana nanti kalian bikin LPJ dilengkapi SPJ, kalo ga minta dana bikin LPJ doang. Bikin proposal gampang ko hanya membutuhkan waktu lebih banyak aja. Coba minta formatnya sama BEM dan bikin dari nol jangan copas bekas kaka tingkat, emangnya kalian plagiat?
Khusus yang pake dana Polban. Sebelum kalian ngajuin proposal, kalian harus konsultasi dulu dengan Pa Dali mengenai RAB. Ini sedikit pusing tapi gampang ko, ini harus dilakukan sebulan sebelum hari H. Tapi kalian harus punya konsep, jangan konsultasi dengan tidak membawa apa-apa. Contoh format RAB tinggal minta sama BEM. Ingat ya, membuat dari awal bukan copas bekas kaka tingkat. Setelah itu baru deh dana yang dibutuhkan dicantumkan di proposal, dan proposal siap diajukan. Kapan nih ngajuin proposal? H-21. Kenapa? 7 hari cukup lah buat otak-atik RAB sama Pa Dali, bisa minta bantuan juga sama Dept. Kesra BEM. 7 hari selanjutnya dari H-21 sampai H-14 adalah saat-saat dimana proposal di revisi oleh Pa Luthfi, mulai dari mekanisme – indikator keberhasilan – keberlanjutan dan semuanya terutama rundown. 7 hari selanjutnya dari H-14 sampai H-7 adalah saat-saat pengajuan dana. Kan lebih enak kalo dana turun sebelum hari H, kalaupun turun setelah hari H tidak akan terlalu lama menunggu. Bagi yang pengajuan proposal tanpa pengajuan dana, menyesuaikan saja ya. Lebih cepat lebih baik.
Ini yang harus dilakukan sebelum hari H, gampang kan! Nanti pisahin mana humas yang ngajuin surat, mana juga humas yang ngajuin proposal, sekretarisnya juga pisahin tapi semuanya harus jaga komunikasi. Jangan sampe di cap kalo ormawa kalian kurang kordinasi, sakitnya tuh disini *sambil megang dada*.
Lanjut ke pokok bahasan kita yang ke tiga “LPJ”.
Ini gampangnya banget lho! Kalian tinggal nyalin proposal dan di setiap subnya kalian jelaskan realisasinya. Kalo ada kendala acara tinggal ditulis deh kendala yang dihadapi apa dan harus disertakan solusinya, kan mahasiswa! Formatnya minta lagi aja sama BEM. Ini harus diperhatikan banget, LPJ harus selesai H+7. Kenapa? Biar ada 7 hari revisi dari H+7 sampai H+14, karena H+14 Wadir 3 harus sudah mengesahkan LPJ. Kalo telat gimana? Berpengaruh ke kegiatan ormawa bersangkutan kedepannya, kasian hey adik tingkat kalian susah ngadain kegiatan cuma karena penyakit ‘ngaret’ kaka tingkatnya.
Lanjut ke pokok bahasan terakhir “SPJ”.
Ini tugas bendahara dan pengguna dana. Bagian ini ga usah dibikin kalo kegiatan kalian ga pake dana Polban.
Sebelum membuat SPJ, sediakan:
- Bukti pengeluaran
- Media pendukung (laptop, printer, kertas, dll)
- Kelompokan bukti pengeluaran sesuai komponennya, dan pisahkan untuk penggunaan toko yang berbeda.
- Buat kwitansi UP rangkap 3 untuk setiap kelompok (warna putih, biru, dan pink).
- Tempelkan materai 3000 atau 6000 sesuai penggunaan dana di kwitansi UP, di lembar putih saja.
- Bubuhi cap + ttd dari toko sesuai dengan bukti pembelian.
- Fotocopy lembar putih dari kwitansi UP dan bukti pengeluarannya.
- Fotocopy dilampirkan di LPJ sbg berkas.
- Lembar kwtansi UP yang asli (3rangkap) dan bukti pengeluaran yang asli diserahkan kepada Pa Dali, nanti beliau akan memberitahu prosedur selanjutnya.
- Untuk penggunaan materai 3000 atau 6000 bisa ditanyakan kepada Pa Dali, dikhawatirkan ada perubahan ketentuan.
- Format SPJ minta ke BEM aja.
- Toko atau tempat yang digunakan untuk belanjain dana Polban minimal harus ada cap dan lebih enak lagi kalo udah punya NPWP biar ga dipotong pajak terlalu besar.
- Jangan berharap uang turun sepenuhnya, pasti banyak potongan kebanyakan pajak. Asal kalian mengikuti poin 3 diatas pajaknya tidak terlalu membebani ko dan uang yg diterima pastinya hampir menuju jumlah yang diajukan.
Adkes BEM Pionir ( 6 Agustus 2014 )
Tidak ada komentar:
Posting Komentar