Aktivis POLBAN yuk belajar bikin RAB - Rencana Anggaran Biaya

Hai hai haii....

Hallo lagi di postingan aku kali ini...

Bahasannya terinspirasi dari pelatihan SPJ – LPJ, sebelumnya juga aku udah pernah posting tentang SPJ – LPJ. Coba cek aja postingan bulan desember 2014, pasti deh nemu rumusnya jadi aktivis Polban, atau klik disini.
Yang dibahas disini itu salah satu bagian dari proposal, namanya RAB. Gak asing la yaaa itu singkatan dari apa, malah udah bosen nih kalian dengernya. Rencana Anggaran Biaya.... Tugasnya bendahara nih bikin ginian, kalo di Polban biasanya tiap ormawa udah punya orang-orang terbaik yang dihimpun di satu departemen namanya departemen keuangan. Kalo di BEM Polban itu sendiri, namanya departemen keuangan dan kewirausahaan.... Ya tiap ormawa punya nama unik tersendiri. 

Ngomong-ngomong tentang anggaran, kebetulan nih penulis semester ini lagi dapet mata kuliah Penganggaran. Pas banget kan sama bahasan kita kali ini. Sebelum kita bikin RAB, kita harus tau dulu kegunaannya tuh buat apa. (1) Sebagai pedoman kerja, kalo kita udah ada anggaran kita punya pedoman buat ngambil keputusan, misal kalo mau belanja makanan, kita udah tau harga pasar per porsi yang logis tuh berapa terus bisa lebih hemat ga, lumayan sisanya buat kas, hal ini memerlukan perencanaan yang matang. (2) Sebagai pengkoordinasian kerja, namanya juga alat koordinasi, terbuka dan transparan, mau siapapun yang nantinya belanja pas pelaksanaan diharuskan sesuai anggaran. (3) Sebagai pengawasan kerja, yang dianggarkan sama realisasinya tuh sesuai ga sih? Pengawasan itu perlu, kan transparan :).

Yuk sekarang kita mulai belajar bikin RAB, disini ruang lingkupnya cuma sebatas lingkungan Polban ajah....

Pertama, biasanya para tumbal ormawa, alias ketua ormawa Polban di awal kepengurusan tuh pada kumpul buat ngebahas pembagian dana. Biasanya yang dapet jatah lumayan tuh BEM, hehee.... Kalo buat UKM jatahnya paling kecil, tapi kecil juga lumayan lah, UKM di Polban kan banyak. Nah, buat himpunan nih lumayan ditengah-tengah, cuma miris juga sih soalnya kenapa penulis hanya menulis himpunan saja? Karena bagi manajemen Polban yang diakui hanya himpunan, itu juga ditingkat jurusan :( Jadi kalo 1 himpunan di dalemnya ada 2 atau 3 hima(ik)prod, jatah yang di dapet cuma buat 1 himpunan. Dana segitu dibagi lagi, kebayang mirisnya :( Tapi itu bukan hal yang harus di pusingkan lagi, ormawa ga pada mikirin itu sekarang. Okay, pertemuan ini menghasilkan nominal yang di dapat tiap ormawa. Yang dijadikan contoh disini adalah dana UKM, berdasarkan data kabinet pionir 2014 tiap UKM dapet Rp.8,140,000.- dengan rincian biaya bahan habis Rp.3,256,000.- biaya operasional Rp.2,442,000.- biaya sewa alat Rp.814,000.- dan biaya honor narasumber Rp.1,628,000.-

Langkah kedua, tentuin kegiatan apa yang bakal pake tu dana. Kalo di UKM biasanya cuma satu program kerja aja yang pake dana ormawa, biar cuma bikin SPJ sekali. Misal nih, dana UKM tsb kita pake buat satu proker aja, kita rinci dulu tuh satu persatu sub-biaya tersebut, dengan catatan boleh kurang dan gak boleh lebih.... Sebagai contoh kita bikin dulu rincian yang dibutuhin untuk biaya bahan habis, kita bagi tiga untuk persiapan, pelaksanaan, dan pelaporan (evaluasi). Catatannya ditambah lagi ya, yang dirinci dan di ajukan di proposal hanya item-item yang akan dibiayai oleh dana ormawa aja, kalo itemnya belanja pake dana sponsor atau swadaya ga usah dicantumin. Rinciannya dibikin tabel deh di excel biar gampang, contohnya sebagai berikut:

1. Biaya Bahan Habis

2. Biaya Operasional

3. Biaya Sewa

4. Biaya Honor Narasumber

Langkah ketiga, abis bikin per sub-biaya, disatuin deh jadi per jadwal, misal buat persiapan, pelaksanaan, terus pelaporan... Contohnya gini nih:

Beres deh.... Tapi jangan lupa, temen2 harus punya RAB yang utuh ya buat ke sponsor, ini contohnya:

Gampang banget kan bikin RAB..? Siapapun pasti bisa bikin RAB.... Yukk coba ;)

Di Polban ada saran yang harus diperhatikan:

1. Untuk satu item lebih baik tidak lebih dari Rp. 1,000,000.- biar pas bikin SPJ gak ribet (pengalaman T_T)
2. Untuk tempat belanja nantinya WAJIB punya cap, biar gampang bikin SPJ.
3. Sebelum anggaran difiksasi sebaiknya konsultasi dulu dengan Pa Dali, beliau staf PD3 Polban bagian layanan kemahasiswaan.

Pengantar Catur Untuk Yang Tertarik Berkecimpung di Permainan Ini

Hello^^

Kali ini kita bakal bahas tentang ‘catur’. Semua orang tau kalo catur itu ‘game’nya babeh-babeh sambil ngeronda. Oh, sepertinya pembaca harus tau kalo catur merupakan permainan bergengsi di seluruh dunia. Why? Karena sebenarnya pemain catur itu ga ada batasan usianya, dari anak kecil nyampe kakek-kakek juga boleh banget buat main catur. Tulisan ini sengaja dibuat soalnya penulis dapet request dari temen baiknya Anisa, spesial buat adiknya yang katanya mau dijadiin master catur kalo udah gede^^.

Okey, kita mulai dengan pertanyaan apa itu catur? Oh no,,! Semua orang udah tau^^. Lanjut ke apa tujuan catur? Buat menang dong :D bikin lawannya ‘checkmate’. Apaan tuh checkmate? Posisi dimana rajanya lawan tuh udah ga bisa kemana-mana lagi, tentunya dalam keadaan terancam. Lagi di skak maksudnya, terus gabisa kemana-mana, soalnya sekeliling daerahnya udah dikuasai sama tentara-tentara kerajaan kita. So, gimana caranya menang? Tentunya kamu harus banyak berlatih, ga ada yg bisa hebat tiba-tiba, semua ada usahanya.

Okey, sekarang kita belajar main catur dulu. Ini adalah dasarnya catur.

Pertama, kita harus tau dulu posisi papan dan buahnya, tentunya banyak binggo gambar yang bisa kamu dapet di google. Yang ga boleh sampe lupa, petak putih benteng ada di sebelah kanan kamu, jangan kebalik!! Terus posisi mentri sesuai dengan warnanya, okey!!

Kedua, tiap buah ada nilainya. Eittss!! Kalian udah tau nama-nama buahnya kan? Ada raja, mentri, gajah, kuda, benteng, dan pion. Pasti sebagian orang aneh kenapa yang mirip pocong itu dipanggilnya gajah, soalnya di catur belalai gajah itu di atas!! Hahaaa, oh tudak lucu!! Tapi penulis sebenernya gatau kenapa dinamain gajah, darisananya kali. Tapi kalo pengen keren namanya pake bahasa inggris aja, king, queen, bishop, knight, rook, and pion. Gimana sama nilainya? Kalo raja nilainya tak terhingga, artinya kalo catur ga ada raja ya udah, apa yang harus dikalahkan. Kalo mentri nilainya 9 (sembilan), gajah dan kuda nilainya 3 (tiga), benteng nilainya 5 (lima), terakhir pion nilainya 1 (satu). Terus nilai-nilai ini gunanya buat apa? Ini sangat berguna buat kamu kalo misalnya terjadi pertukaran, atau makan memakan. Misal nih, kamu kehilangan satu pion tapi kamu dapet satu kuda, so kamu unggul 2 (dua) poin dari lawan kamu, kalo sebaliknya berarti kamu yang kalah^^.

Ketiga, kita harus tau caranya mindahin buah catur. Emang gimana? Tinggal mindahin doang kan? Ow ow ow, setiap buah catur punya langkahnya sendiri. Mulai dari raja, langkahnya kemana aja bebas, mau depan, belakang, kanan, kiri, ataupun nyerong, tapi raja cuma boleh pindah satu langkah. Mentri paling enak nih, boleh horizontal, vertikal, atau diagonal, dan bebas sepanjang apapun itu tentunya ga keluar papan catur. Gajah langkahnya cuma diagonal aja. Kuda adalah satu-satunya buah catur yang langkahnya tidak ada yang menyamai, langkahnya berbentuk huruf ‘L’ dan dia bisa melewati tiga petak, spesialnya dia juga bisa melompati apa yang menghalangi jalannya, maka dari itu ga jarang kuda dijadikan lambang/simbol buat organisasi catur. Benteng langkahnya horizontal dan vertikal. Terakhir pion langkahnya cuma maju dan ga bisa balik lagi, setelah melewati petak ke empat pion cuma bisa maju satu langkah, dan cara makan pion itu menyilang, sehingga ga jarang pion tumpuk di permainan catur.

Keempat, yuk sering-sering latihan yang kecil-kecil dulu, mulai dari problem sederhana sampe yang susah. Misalnya kamu udah nyoba mecahin 30 problem catur baru deh kita main caturnya. Pasti gampang banget dapet buku problem catur di toko buku, yuk investasi sedikit biar kamu bisa dapet segudang ilmu. Kalo masalah main catur, kamu bisa mulai latihan di komputer kamu. Windows menyediakan permainan catur dengan nama ‘Chess Titans’, tersedia mulai dari level 1 sampe 10. Kalo kamu udah siap dengan tantangan selanjutnya, coba deh install program ‘Chess Master’ di komputermu, pasti gampang banget nemuin alamat buat download. Hello..!! Ga ada yang susah di zaman serba modern ini^^. Kamu bisa daftar di chess.com biar bisa main catur online bareng temen-temen pecinta catur diluar sana.

Kelima, ikut kompetisi catur. Banyak banget open tournament yang bisa kamu ikuti. Tentunya kamu bakal ketemu banyak orang berbagai usia dari macem-macem klub catur yang mungkin kamu bisa join bareng mereka^^.

Males Ikut Organisasi?

Hai mahasiswa!

Gimana nih kabar ngampusnya? Gimana kabar tugasnya? Gimana juga kabar organisasinya?

Ga ikut organisasi? Why?

Plis jangan buang waktu berharga kamu cuma buat ngampus sama tugas doang! Kamu punya banyak banget waktu nganggur buat kamu pake berorganisasi. Daripada kamu pake buat nongkrong dan ngabisin uang di café, mending kamu pake buat nongkrong di student center bareng temen kamu yang punya tujuan sama.

Organisasi di kampus ngebosenin, rapat mulu, ngabisin waktu. itu BEM, tapi organisasi di kampus bukan cuma BEM doang! Banyak organisasi lain yang bikin seneng, semacam unit kegiatan mahasiswa atau perkumpulan yang tentunya ada organisasinya dan terdaftar di kampus kamu, kebanyakan di bidang olahraga atau seni.

Apa untungnya coba? Sama – sama ngumpul  dan buang waktu, sama aja kaya nongkrong.

Eeiittss, jangan sembarangan, lebih banyak untungnya. Kamu menjadi bagian organisasi. Organisasi kamu di akui keberadaannya di kampus. Kamu bisa jadi panitia sebuah acara. Kalo misal mau bikin acara, pasti ada anggaran dana dari kampus buat organisasi kamu. Dan pengalaman kamu bisa jadiin kamu orang special pas kamu nyari kerjaan nanti. Kenapa special?

Anggota organisasi (terdaftar) > dapet sertifikat. Panitia acara kampus > dapet sertifikat. Skil > banyaakkkk! apa aja? Punya kebiasaan bagi waktu. Pengalaman yang teruji, kan ada sertifikat. Terbiasa sama deadline, nah ini yang perusahaan butuhin. Dan yang paling penting kamu punya banyak temen, bisa aja temen organisasi kamu jadi relasi kerja nantinya, atau kalo kamu belom kerja tu temen bisa ngasih tau kalo di perusahaan tempat dia kerja lagi butuh SDM. 

Jadi, apalagi yang ngebikin kamu males berorganisasi? Pacar? Wew! kalo pacar kamu tuh ‘baik’, udah pasti dia ngedukung kamu buat dapet segudang pengalaman yang bisa bikin kamu jadi orang yang special. Ga special darimana lagi coba, mungkin di kampus kamu cuma 10% - 20% mahasiswa yang ngikut organisasi. Dan kamu jadi bagian dari mereka, orang – orang yang ngebantu kampusnya. Ngebantu? Jangan kaget dulu, kamu ga bakal dijadiin pembantu ko. Dengan kamu ikut organisasi keaktifan mahasiswa di kampus kamu naik tuh, apalagi kalo organisasi kamu bikin acara. Nanti ngefeknya tuh keaktifan mahasiswa di kampus kamu persentasenya naik di data dikti, nunjukin kalo kampus kamu mampu bersaing sama kampus lain di bidang kemahasiswaan. Prestasi kampus kan bukan cuma akademik, tapi non akademik juga kaya minat dan bakat. Tunjukin ke dunia kalo kamu bisa ngasih sesuatu ke kampus kamu dengan berpartisipasi di bidang akademik dan non akademik juga. 

Tuh kan manfaatnya banyak, buat diri sendiri pastinya, buat kampus kamu juga, buat ortu kamu pasti manfaat banget, pasti bangga deh. Ada yang belum nih, buat masyarakat? Mulai dari hal kecil, kamu buang sampah di tempatnya udah ngebantu masyarakat daripada kamu buang sampah sembarangan, bikin bau. Bisa juga kamu ikut Tim PKM di kampus kamu, kamu bisa ikut macem – macem kegiatan sosial disitu, menarik lho. Kamu juga bisa ikut kegiatan berbagi di kampus kamu, tentunya kegiatan itu di adain sama organisasi di kampus kamu, bisa jadi kamu salah satu panitianya. Banyak deh yang bisa kamu lakuin biar waktu kamu bermanfaat bukan buat kamu doang, tapi buat orang lain juga. Mau hal besar? Jangan mau instan, dari hal – hal kecil tadi bisa bikin perubahan besar.

Yang paling penting, kamu bisa nyalurin bakat atau hobi kamu di organisasi kamu, buat orang seni atau olahraga pastinya pengen dong ikut lomba – lomba, apalagi ngewakilin kampus kamu, dapet pengalaman, bikin bangga, dan pastinya gratis.

Jadi, apalagi yang kamu tunggu? Masih banyak lagi manfaatnya, dan kamu bisa ngerasain itu saat kamu udah masuk organisasi. Mumpung masa – masa kuliah kamu belum berakhir, yuk masuk organisasi yang srek di hati kamu. Biar kamu punya segudang cerita buat anak cucu nantinya.

Mau Tau Persiapan PPKK Polban? TOT Jawabannya

TOT itu apasih? TOT itu singkatan dari Training of Trainer. Kegiatan ini di adain sama BEM Polban menjelang PPKK, biasanya H-sebulan PPKK. PPKK itu apa? Singkatan juga dari Program Pengenalan Kehidupan Kampus yang diadain sama tiap perguruan tinggi dikenal dengan kegiatan ‘ospek’.

Nah disini kita bakal bahas tentang TOT. Kegiatan ini di adain sama BEM Polban, partisipannya merupakan anggota dari KEMA Polban yang nantinya menjadi panitia lapangan PPKK. Panitia lapangan itu apa aja sih? Ada mentor, medik, sama timdis. Kita bahas satu persatu ya. Mentor itu yang nantinya ngebimbing langsung maba saat PPKK seperti kaka asuh gitu deh tapi berlaku saat PPKK aja. Kalo medik pastinya yang selalu siap siaga membantu maba yang mengalami gangguan kesehatan, minimal memberi pertolongan pertama sebelum dilarikan ke rumah sakit seandainya maba terkena penyakit yang wah. Timdis ini yang mendisiplinkan maba, kenapa harus ada timdis? Untuk mengurangi pelanggaran yang dilakukan maba (seperti: baju ngetat, telat dateng, dan segala macam penyakit lain yang mengganggu pelaksanaan PPKK).

Panitia lapangan ini merupakan peserta dari kegiatan TOT dimana mereka harus mengikuti serangkaian pelatihan yang bisa dibilang ‘cape’, baik itu pelatihan mental maupun fisik dan pengetahuan yang harus bisa diaplikasikan saat PPKK nanti. Pelatihan mentalnya kaya gimana? Ya banyak, mereka dikasih motivasi, tes emosi juga. Kalo pelatihan fisik gimana? Itu tuh yang sering, pastinya dateng pagi ke kampus, lari, push up, dan olahraga lain yang tetep mereka lakuin meskipun lagi puasa. Kalo pengetahuan? Ini hal yang menjadi perhatian khusus dan memakan porsi paling banyak. Bayangin aja, mentor yang asalnya ga tau orang ini bohong atau engga, bisa jadi tau. Mentor juga ga tau ciri-ciri orang sakit, bisa jadi tau. Mentor juga bukan cuma ngebimbing maba, tapi juga menyelesaikan administrasi maba dalam hal daftar hadir, data maba yang sakit, data prestasi maba, dll. Pokonya mentor tuh Te-O-Pe Be-Ge-Te deh, lebih dari yang lain pokonya, dan selalu menebarkan kasih sayang ke maba-mabanya. Ciee~… . Medik nih yang awalnya ga tau jenis penyakit, orang yang sakit, obat untuk berbagai penyakit, dan pertolongan pertama, harus tau dan bisa mempraktekannya, bahkan kalo ada yang sakit boongan juga harus tau. Wow banget kan dalam waktu sebulan bisa jadi dokter, jungkir balik tuh belajarnya. Kalo ada yang pura-pura pingsan gimana? Gampang banget itu, colek aja bulu matanya kalo ngedip berarti pingsannya boong. Gak percaya? Coba aja. Kalo matanya ngedip dan engga pura-pura, paling ketiduran tuh. Terakhir timdis, panitia lapangan yang paling dibenci maba. Ini timdis belajar gestur tubuhnya susah banget, mulai cara main mata, gerak tubuh, mimik muka, dll. Pokonya udah kaya model deh, model antagonis. Timdis latihannya super banget, sebulan tuh ga ada liburnya.

Peraturan buat panitia lapangan. Udah pasti dateng pagi abis solat subuh langsung ke kampus, telat dateng ya dihukum dong. Baju udah setelan olahraga dengan warna yang seragam, kalo mentor warna biru, medik warna putih, dan timdis warna merah. Peraturan lainnya seperti biasa bawa perlengkapan yang udah ditentuin sama panitia, udah lebih dari yang diospek deh pokonya. Kalo panitia dari BEM gimana peraturannya? Kita juga sama, dateng pagi malah lebih pagi dari kalian. Yang telat gimana? Dihukum juga dong, tapi dibelakang layar. Kalo panlap dateng jam 5, BEM datengnya jam 4.30. Pagi banget sih! Eitss, jangan ngeluh dulu! Ada MPM yang dateng lebih awal dari BEM, entah mereka dateng jam berapa. Kenapa harus dateng pagi? Dibiasain dong, kan PPKK maba dateng 5.30 masa panitia PPKK dateng telat, mau dihukum sama maba? Malu dong! Ko maba dateng pagi? Iyalah heii, jam 6 tuh udah mulai apel pagi. Namanya juga apel, pagi banget lah. Kalo bangun siang, kalah sama ayam dong! Nanti di dunia kerja gimana? Telat dateng dipotong gaji, telat berkali-kali dipecat deh.

Balik lagi ke panitia BEM nih pernah ada yang nanya, kenapa panitia BEM bajunya bebas berjaster gak pake training gitu? Ya elah gitu aja ditanyain, mau jawaban simple apa panjang lebar? Simple dulu aja deh ya. BEM itu panitia TOT sedangkan panitia lapangan itu peserta TOT. Itu jawaban simplenya, ini jawaban yang lengkapnya sekaligus curhatan gitu ya. Pas pelaksanaan TOT, panitia BEM dibagi dua, sebagian ngurusin TOT yang lagi berlangsung sebagian lagi ngurusin PPKK yang akan berlangsung nanti, giliran gitu deh. So, apa hubungannya sama baju? Kalo ke direktorat itu wajib berpakaian rapi berjaster, masa pake training?

Persiapan BEM gimana nih? BEM ngekonsep acara TOT dari sebelum TOT dimulai. Ketuplaknya ngekonsep sampe malem lho, bareng sama ketuplak PPKK bareng juga sama anggota BEM yang lain. Ngekonsep apaan? Banyak lah, mulai dari konsep proposal, acara, sampe teknis dilapangan. Sampe-sampe lagi UAS juga masih mikirin TOT, perizinan ini lah, peminjaman alat lah, pemateri, dan tektek-bengeknya. Pas pelaksanan TOT, siangnya iya keliatan nganggur tapi setelah panitia lapangan pulang BEM masih stay di kampus sampe malem sampe diusir satpam. Ngapain coba? Banyak lah, mulai dari evalusi, yang kurang buat besok apa, perizinan yang belum beres, ngurusin kordinasi sama pihak manajemen tentang PPKK, pencerahan buat BEM sendiri, solusi untuk setiap komplain yang masuk, perbaikan jadwal yang rebutan, banyak lagi deh yang dibahas terutama masalah administrasi mulai dari daftar hadir, surat yang harus direvisi, dan yang terpenting laporan baik itu laporan untuk ormawa pengenai delegasi panitia lapangan juga laporan kegiatan ke pihak manajemen, udah pusing banget deh kalo masalah administrasi.

Sesama aktivis yang nantinya bakal jadi tim di PPKK dituntut harus saling mengerti dan memahami lebih dari orang pacaran deh. BEM sama panitia lapangan udah cuco banget deh. Rame banget pokonya, nanti tuh bakal ada momen-momen dimana panitia PPKK (panitia BEM + panitia lapangan) bakal mersanya banget deh, juga ada foto bareng sama reuni juga nanti tuh, nambah relasi deh juga jadi terkenal, hahaha.

Oiya, di akhir TOT ada latgab. Disini panitia BEM sama panitia lapangan ngadain simulasi PPKK mulai dari maba ngeyel, maba sakit, maba yang ga bawa peralatan, komunikasi sama orang tua maba, dan beberapa kemungkinan yang terjadi nanti. Ini latgab rame banget, bakal kangen suasana kaya gini.

Kalo mau jadi panlap gimana? Tanyain aja sama ketua ormawa kalian. Kalo mau jadi BEM? Sama lah. Tapi kalo mau jadi BEM syaratnya harus ikut LKMM dulu, tanyain juga sama ketua ormawa kalian. Yang paling penting dan ga bisa diganggu gugat, harus masuk polban dulu.

Tulisan ini bukan bertujuan agar BEM dan panitia lapangan di apresiasi, tapi hanya ingin dimengerti kalo kita nyiapin ini semua untuk PPKK yang lebih baik dan lebih baik di tahun-tahun berikutnya. Dan perlu diketahui juga PPKK di Polban tidak memperbolehkan adanya kontak fisik sama maba. Jadi tindakan fisik yang dipaparkan di atas hanya berlaku untuk panitia BEM dan panitia lapangan aja. Karena PPKK Polban 100% bersih dari tindakan fisik yang ditujukan ke maba.

BEM Pionir ( 9 Agustus 2014 )

Kamu Aktivis POLBAN yang Mau Bikin Acara di POLBAN? Baca dulu deh…

Hai Mahasiswa Polban!

Kamu mau bikin event di Polban, pake dana ormawa? Pusing sama prosedurnya? Disini kita bakal bahas sekilas nih tentang prosedur ngadain kegiatan ormawa yang pake dana Polban. Tapi sebelumnya temen-temen harus ikut dulu kegiatan BEM, apasih kegiatannya? “Pelatihan Pembuatan Surat Menyurat, Proposal, SPJ dan LPJ KEMA POLBAN”. Ngapain coba? Itu dasarnya kalo temen-temen mau bikin kegiatan pake dana Polban. Kalo ga ikut gimana? Bukan masalah, cukup membaca tulisan ini temen-temen udah ngerti tentang prosedur yang sedikit rumit tapi kalo ada beberapa kata yang kurang dimengerti tanyakan ke temen kalian yang udah pernah ikut pelatihan. Tulisan ini juga merupakan lanjutan dari pelatihan kalo selama pelatihan ada yang kurang dimengerti.
Berhubung pembahasan kali ini panjang banget kita bagi ke empat pokok bahasan, apa aja nih?

1. Surat Menyurat
2. Proposal
3. LPJ
4. SPJ

Kenapa urutannya kaya gitu? Takdir kali ya.
Sebelum ke bahasan yang pertama banyak yang harus temen-temen lakukan, mulai dari nyusun panitia, konsep, dan banyak hal lagi yang tentunya harus diabadikan dengan notulensi rapat. Setiap ormawa pasti punya formatnya dong.

Langsung ke pokok bahasan kita yang pertama “Surat Menyurat”.
Apa yang harus dilakukan? Banyak banget. Tentukan semua tempat di Polban yang bakal dipinjem sesuai dengan kebutuhan kegiatan kamu, gak lupa juga daftar inventaris yang bakal dipinjem. Bikin deh suratnya formatnya sesuai dengan ketentuan di Polban, kalo ga punya minta aja sama BEM. Surat itu banyak lho! Ada surat peminjaman, surat undangan, surat pemberitahuan, surat kerjasama, dan anak-anaknya. Tapi yang paling ribet itu surat peminjaman, ga bakal ribet juga sih kalo temen-temen mempersiapkan dari jauh hari. Jangan males ya…
Selanjutnya prosedur pengajuan surat peminjaman ke direktorat, sebelumnya harus pastiin dulu kalo tanggal segitu tempat yang mau kita pinjem kosong alias belum ada ormawa lain yang booking. Bagian ini yang nyebelin banget soalnya kalo ada salah apalagi di rundown, bikin ulang nih suratnya dan tanda tangan dari awal lagi mulai dari ketuplek – ketua ormawa – kabem – pembina, mana waktunya mepet lagi, huh curhat deh. Maka dari itu perlu diperhatikan untuk pengajuan surat dibuat H-14 karena H-7 surat harus udah masuk ke bagian TU. Kalo belum beres? Terima sedikit nasehat dari Pak Darman. Siapa tuh? Pengen tau aja deh. Jadi H-14 surat udah ditandatangani oleh ke empat orang diatas tadi dan sudah masuk ke Pa Luthfi untuk menunggu revisi. Revisi yang paling sering itu di bagian susunan acara, kan ga boleh bikin acara lewat jam 9 malem. Kenapa? Emang pulangnya gak kemaleman? Jalan dari gerbang Polban sampe ciwaruga itu rawan kalo udah malem. Lagian jam 9 itu harus udah tidur, kan pola hidup sehat, gimana sih. So, cukup kan 7 hari untuk revisi. Nah H-7 tu surat udah masuk ke bagian TU, udah aman nih kalo udah disini tinggal nunggu disposisi. Buat apa sih disposisi? Penting banget ini, meski surat udah ditandatangan sama Wadir 3 kalo kepala TU ga ngasih disposisi, nanti kalian di usir sama satpam tanpa ampun. Nanti disposisi sama surat digandakan dan diberikan ke pihak yang bersangkutan terutama satpam.

Lanjut ke pokok bahasan selanjutnya aja ya, kalo masalah surat yang lain itu lebih gampang. Pokok bahasan kita sekarang “Proposal”.
Kenapa harus pake proposal, kan ga minta dana dari Polban? Minta dana ataupun tidak, untuk semua kegiatan ormawa harus pake proposal, ini untuk akreditasi Polban di bidang kemahasiswaan. Bedanya kalo minta dana nanti kalian bikin LPJ dilengkapi SPJ, kalo ga minta dana bikin LPJ doang. Bikin proposal gampang ko hanya membutuhkan waktu lebih banyak aja. Coba minta formatnya sama BEM dan bikin dari nol jangan copas bekas kaka tingkat, emangnya kalian plagiat?
Khusus yang pake dana Polban. Sebelum kalian ngajuin proposal, kalian harus konsultasi dulu dengan Pa Dali mengenai RAB. Ini sedikit pusing tapi gampang ko, ini harus dilakukan sebulan sebelum hari H. Tapi kalian harus punya konsep, jangan konsultasi dengan tidak membawa apa-apa. Contoh format RAB tinggal minta sama BEM. Ingat ya, membuat dari awal bukan copas bekas kaka tingkat. Setelah itu baru deh dana yang dibutuhkan dicantumkan di proposal, dan proposal siap diajukan. Kapan nih ngajuin proposal? H-21. Kenapa? 7 hari cukup lah buat otak-atik RAB sama Pa Dali, bisa minta bantuan juga sama Dept. Kesra BEM. 7 hari selanjutnya dari H-21 sampai H-14 adalah saat-saat dimana proposal di revisi oleh Pa Luthfi, mulai dari mekanisme – indikator keberhasilan – keberlanjutan dan semuanya terutama rundown. 7 hari selanjutnya dari H-14 sampai H-7 adalah saat-saat pengajuan dana. Kan lebih enak kalo dana turun sebelum hari H, kalaupun turun setelah hari H tidak akan terlalu lama menunggu. Bagi yang pengajuan proposal tanpa pengajuan dana, menyesuaikan saja ya. Lebih cepat lebih baik.
Ini yang harus dilakukan sebelum hari H, gampang kan! Nanti pisahin mana humas yang ngajuin surat, mana juga humas yang ngajuin proposal, sekretarisnya juga pisahin tapi semuanya harus jaga komunikasi. Jangan sampe di cap kalo ormawa kalian kurang kordinasi, sakitnya tuh disini *sambil megang dada*.

Lanjut ke pokok bahasan kita yang ke tiga “LPJ”.
Ini gampangnya banget lho! Kalian tinggal nyalin proposal dan di setiap subnya kalian jelaskan realisasinya. Kalo ada kendala acara tinggal ditulis deh kendala yang dihadapi apa dan harus disertakan solusinya, kan mahasiswa! Formatnya minta lagi aja sama BEM. Ini harus diperhatikan banget, LPJ harus selesai H+7. Kenapa? Biar ada 7 hari revisi dari H+7 sampai H+14, karena H+14 Wadir 3 harus sudah mengesahkan LPJ. Kalo telat gimana? Berpengaruh ke kegiatan ormawa bersangkutan kedepannya, kasian hey adik tingkat kalian susah ngadain kegiatan cuma karena penyakit ‘ngaret’ kaka tingkatnya.

Lanjut ke pokok bahasan terakhir “SPJ”.
Ini tugas bendahara dan pengguna dana. Bagian ini ga usah dibikin kalo kegiatan kalian ga pake dana Polban.
Sebelum membuat SPJ, sediakan:

1. Bukti pengeluaran
2. Media pendukung (laptop, printer, kertas, dll)

Pembuatan SPJ:

1. Kelompokan bukti pengeluaran sesuai komponennya, dan pisahkan untuk penggunaan toko yang berbeda.
2. Buat kwitansi UP rangkap 3 untuk setiap kelompok (warna putih, biru, dan pink).
3. Tempelkan materai 3000 atau 6000 sesuai penggunaan dana di kwitansi UP, di lembar putih saja.
4. Bubuhi cap + ttd dari toko sesuai dengan bukti pembelian.
5. Fotocopy lembar putih dari kwitansi UP dan bukti pengeluarannya.
6. Fotocopy dilampirkan di LPJ sbg berkas.
7. Lembar kwtansi UP yang asli (3rangkap) dan bukti pengeluaran yang asli diserahkan kepada Pa Dali, nanti beliau akan memberitahu prosedur selanjutnya.

Ada beberapa yang harus diperhatikan diantaranya :

1. Untuk penggunaan materai 3000 atau 6000 bisa ditanyakan kepada Pa Dali, dikhawatirkan ada perubahan ketentuan.
2. Format SPJ minta ke BEM aja.
3. Toko atau tempat yang digunakan untuk belanjain dana Polban minimal harus ada cap dan lebih enak lagi kalo udah punya NPWP biar ga dipotong pajak terlalu besar.
4. Jangan berharap uang turun sepenuhnya, pasti banyak potongan kebanyakan pajak. Asal kalian mengikuti poin 3 diatas pajaknya tidak terlalu membebani ko dan uang yg diterima pastinya hampir menuju jumlah yang diajukan.

 Segitu aja tulisan tentang prosedur, dipraktekan pasti lebih gampang.

Adkes BEM Pionir ( 6 Agustus 2014 )